Der visitBerlin Partnerhotels e. V. richtet für die Beteiligung seiner Mitglieder an der Arbeit der Berlin Tourismus & Kongress GmbH sogenannte Marketingsäulen ein. Sie orientieren sich an den verschiedenen Zielgruppen und Interessenschwerpunkten seiner Mitglieder. 

Derzeit bestehen folgende Marketingsäulen:

Grundsätzlich können alle ordentlichen Mitglieder sowie Fördermitglieder gemäß § 3 der Satzung des visitBerlin Partnerhotels e. V. in allen Marketingsäulen mitarbeiten. Jedes ordentliche Mitglied verfügt jedoch nur über ein Mandat. Gegenüber der Geschäftsstelle ist schriftlich anzuzeigen, in welcher Marketingsäule dieses ausgeübt werden soll. Eine Mitarbeit ohne Stimmberechtigung in weiteren Säulen ist nicht mitteilungspflichtig.

Fördermitglieder sind nicht stimmberechtigt.

Die Mitarbeit in den Säulen ist dem General Manager, Marketingdirektor oder Verkaufsleiter eines Hotels vorbehalten oder deren Bevollmächtigten. Unabhängig von seiner betrieblichen Funktion, muss das Mandat mit Entscheidungsvollmacht ausgestattet sein.

Für die Mitarbeit in der Säule Tagungen, Messen, Kongresse gibt es insoweit eine Einschränkung, als dass der teilnehmende Betrieb über einen Tagungsraum von mindestens 160 qm im eigenen Haus sowie über mehr als 80 Zimmer verfügt oder als 5-Sterne-Deluxe-Hotel für Incentive-Veranstaltungen ausgewiesen ist.

Für die stimmberechtigten Mitglieder gilt prinzipiell Anwesenheitspflicht bei den Säulensitzungen. Ein Mandatsträger, der dreimal p. a. an einer Sitzung der jeweiligen Marketingsäule nicht teilnimmt, wird von der aktiven Mitarbeit für die Dauer der Entsendungsperiode ausgeschlossen.

Die Erörterungen und Beschlüsse der Marketingsäulen unterliegen der Vertraulichkeit.

Die einzelnen Marketingsäulen erhalten ein vom Vorstand des visitBerlin Partnerhotels e. V. zu beschließendes Jahresbudget. Jede Säule erstellt für das jeweils folgende Jahr einen Marketingplan. Dieser ist dem Vorstand bis spätestens 31. Oktober des laufenden Jahres zur Genehmigung einzureichen. Auf dessen Grundlage verfügt die Säule eigenverantwortlich über das zugewiesene Budget. Hinzu eingeworbene Leistungen (monetäre oder Sachwerte) verbleiben in der Verfügung der Marketingsäule. Die einzelnen Buchungsvorgänge werden in der Vereinsgeschäftsstelle zu einem Jahresabschluss zusammengefasst.

Die Marketingsäulen werden jeweils für eine Periode von drei Jahren besetzt. In ihrer ersten Sitzung wird mit einfacher Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder je ein Säulenvorsitzender und ein Stellvertreter gewählt. Eine Wiederwahl ist für die bereits ausgeübte Funktion möglich.

An den Sitzungen nimmt jeweils ein Vertreter der Berlin Tourismus & Kongress GmbH teil.

Die Säulen tagen zweimonatlich, jedoch mindestens viermal jährlich. Die Einladungen zu den Sitzungen erfolgen schriftlich durch den Vorsitzenden 14 Tage vor der Zusammenkunft unter Angabe der Tagesordnung. Kopien werden der Geschäftsstelle zugesandt. Über die Ergebnisse der Sitzungen ist ein Protokoll anzufertigen und vom Sitzungsleiter zu unterzeichnen. Die Geschäftsstelle erhält hiervon Ausfertigungen und leitet diese an die Mitglieder des Vorstandes des visitBerlin Partnerhotels e. V. sowie die weiteren Säulenmitglieder weiter. Die Säulenvorsitzenden werden bei Bedarf vom Vorstand des visitBerlin Partnerhotels e. V. zu dessen Sitzungen eingeladen.